Как электронный счет-фактура помогает бизнесу

Представители предпринимательской сферы знают, что при ведении деловой документации велика вероятность ошибиться в подсчетах или запутаться в огромном бумажном потоке. Это возможно в том числе и при выписывании счета-фактуры, составление и проверка которого требуют особой усидчивости и внимания. Поэтому с целью оказания помощи предпринимателям и контроля над документооборотом была создана информационная система "Электронный счет-фактура". О том, как она работает и какую выгоду получили плательщики НДС, став ее участниками, рассказала руководитель управления сквозного мониторинга КГД Министерства финансов РК Айсулу Бурамбаева.

TN:

Айсулу Касеновна, известно, что в текущем году всех плательщиков налога на добавленную стоимость (НДС) обязали выписывать счета-фактуры в электронном формате. Расскажите, что повлияло на принятие такого решения?

Айсулу Бурамбаева

Это на самом деле завершение большого пути по внедрению электронных счетов-фактур в Казахстане, который проходил поэтапно. Причем в первое время использование электронных счетов-фактур (коротко они называются ЭСФ) было добровольным, потом начался постепенный переход на обязательность их применения.

И для этого на государственной платформе была создана соответствующая инфраструктура - Информационная система "Электронные счета-фактуры" (ИС ЭСФ).

Раньше, когда налогоплательщики выписывали счета-фактуры бумажного формата, допускалось много ошибок, причем как по причине невнимательности, так и в корыстных целях, когда выписывались фиктивные счета-фактуры. Из-за таких ситуаций, чужих специально допущенных ошибок зачастую страдали многие предприниматели из числа добросовестных, потому что в итоге их подсчеты налога на добавленную стоимость в декларации оказывались неправильными и в итоге им приходилось платить штрафы.

По этой причине в 2013 году и зародилась идея создать электронную систему, которая за счет четких алгоритмов проверок и настроенных бизнес-процессов позволит не только оградить от ошибок при выписке счетов-фактур, но и существенно снизить расходы налогоплательщиков и сэкономить их время на оформление тех или иных документов, поскольку документы будут оформляться в электронном формате.

TN:

Какой же оказалась реакция плательщиков НДС на данное нововведение?

Айсулу Бурамбаева

Переход на безбумажный налоговый документооборот, как и любое другое нововведение, вызывает разную реакцию. На начальном этапе, когда мы создавали ИС ЭСФ, первопроходцы – добровольцы были фанатами создания системы и, невзирая на трудоемкость процесса, оформляли и бумажный, и электронный вариант документа, чтобы можно было отработать все нюансы новой технологии. И большая благодарность всем, кто участвовал в запуске этого нового, по праву полюбившегося многим налогоплательщикам элемента исполнения налогового обязательства. И конечно, тем налогоплательщикам, которые поверили в ее необходимость и стали участвовать в ней, вовлекая в нее и своих контрагентов.

Потом с 1 января 2016 года система стала обязательной для уполномоченных экономических операторов, далее с 1 июля – для таможенных брокеров и других участников околотаможенной сферы. Им, конечно, это все было в диковинку и не очень нравилось.

Далее постепенно в систему стали входить новые и новые участники. И только с 1 января 2019 года обязали всех плательщиков НДС. При этом данное обязательство для многих плательщиков НДС вообще осталось незамеченным, потому что на тот момент уже довольно многие выписывали электронные счета-фактуры. Почему так произошло? А потому, что сами налогоплательщики понимали, что это очень эффективно и удобно. И для нас было важно, чтобы налогоплательщики сами оценили возможности этой системы. Так оно и произошло.

Когда счета-фактуры выписывали на бумаге, приходилось делать это в двух экземплярах: один для продавца, другой для получателя. Все это выливалось в большие расходы предприятий: расходы на бумагу, на распечатку, а значит принтеры, заправку картриджей, организацию логистики доставки счетов-фактур своему партнеру, затраты на почтовые расходы, время работников, занимающихся развозкой бумажных счетов-фактур, и так далее. Было задействовано очень много ресурсов. А теперь, когда все это уже не нужно, конечно же, люди довольны.

TN:

Что нужно для того, чтобы стать участником ИС ЭСФ?

Айсулу Бурамбаева

Хочу обратить внимание, что пользование ИС ЭСФ не влечет никаких финансовых затрат. Казахстан единственная страна в мире, которая сделала так, что ИС ЭСФ работает абсолютно бесплатно. Ни за пользование ее бизнес-процессами, ни даже за получение электронной цифровой подписи платить не нужно. Все информационные сервисы внутри программы бесплатны, все дополнительные модули, разработанные по заказу налогоплательщиков, абсолютно не стоят никаких денег. Те налогоплательщики, которые не хотят платить вендорам за покупку программного обеспечения по выписке ЭСФ, могут спокойно работать онлайн на нашем веб-портале. Единственное условие: для того чтобы стать участником ИС ЭСФ, необходимо получить электронную цифровую подпись Национального удостоверяющего центра РК. Но и это, повторюсь, бесплатно и очень просто.

Наша цель, чтобы у налогоплательщика было как можно меньше расходов при исполнении налоговых обязательств.

TN:

Вы говорите о том, что система помогает избежать ошибок. Не могли бы привести пару-тройку примеров такой помощи?

Айсулу Бурамбаева

Их, конечно, много, остановлюсь на некоторых. И все это автоматически настроенный внутри системы форматно-логический контроль. К примеру, в законодательстве РК написано, что все счета-фактуры выписываются строго в тенге за исключением конкретных случаев. Поэтому в ИС ЭСФ налогоплательщик если только выберет такой случай, например реализацию на экспорт, то станет возможным выбор другой валюты. Если нет, то даже не будет на экране такого окошка, то есть строка для заполнения просто не откроется.

Мы за то, чтобы не пускать пользователя ИС ЭСФ в ошибку, подсказывать ему об ошибке сообщениями в системе. Например, согласно международным договоренностям в рамках ЕАЭС товар, импортированный в Казахстан с уплатой ставок таможенных пошлин по ВТО, не может быть вывезен в другую страну ЕАЭС. Сегодня налогоплательщику даже не нужно учить своих работников контролировать это. Просто ИС ЭСФ сама предупредит такого работника, когда он будет выписывать ЭСФ.

Много информации в системе предоставляется налогоплательщику автоматически, именно той информации, за которой раньше нужно было следить: правильное указание в ЭСФ наименования контрагента, его местонахождения, свидетельства о постановке на учет по НДС и так далее. Сегодня корректность ИИН/БИН и наименования добивается путем автоматического отражения в ЭСФ данных из используемого электронного ключа, проверка которого ведется на входе в систему. Возможность указания НДС строго отслеживается системой на основе внутренней информации о постановке на учет по НДС.

То же самое касается правил по исправлению ошибок при выписке ЭСФ, от которых никто не застрахован. Даже исправление ошибок сопровождается системой, которая в этом вопросе не позволит нарушить правила, установленные налоговым законодательством. ИС ЭСФ не даст исправить те поля, которые трогать нельзя. Скажем, того же получателя. Это поле по закону должно остаться неизменным, и ИС ЭСФ помогает соблюсти это требование.

TN:

Можно ли что-то еще совершать в информационной системе ЭСФ, помимо сдачи электронного счета-фактуры?

Айсулу Бурамбаева

Скажу прямо, многое из развития системы шло от желаний налогоплательщиков, которые, начав работать в этой системе, быстро вошли во вкус. Они не просто пользуются тем, что есть, а просят, а порой и требуют добавлять новые функции, и мы это приветствуем, потому что новые технологии помогают убрать рутину и правильно организовать менеджмент компании, переводя функционал в электронный формат. Мы за прогресс.

Самое главное требование от всех было: начали нас вовлекать в электронный документооборот, давайте двигайтесь дальше. Не только ЭСФ, а договоры, акты, накладные, все документы хотим оформлять в электронной форме, причем здесь же, в одной системе.

И мы реализовали по просьбе наших пользователей модуль "электронные договоры", модуль "электронный акт выполненных работ", "электронный акт оказанных услуг". Все это применяется пользователями ИС ЭСФ добровольно.

Особая гордость за реализованный сервис сквозного формирования на основе взаимодействия трех систем МФ платежного документа на выплату денежных средств из бюджета. Там сложный механизм контролей, который "зашит" в самой системе, но который работает в считаные минуты на основе передачи сведений по заключению договоров на государственные закупки и по выписке ЭСФ, а также проведению процедур на выплату.

TN:

В чем еще помогает ИС ЭСФ добросовестным налогоплательщикам?

Айсулу Бурамбаева

Коротко скажу, в чем еще помогает: это большая экономия времени и избежание ошибок ручного ввода.

К примеру, сейчас мы внедрили новый модуль "Виртуальный склад" и сняли много проблем и ошибок. Потому что это модуль работает так, что весь импорт, заявленный налогоплательщиком, заполненная в таможенной системе декларация на товар автоматически попадает в систему ЭСФ и все товары с указанными наименованиями, кодами ТН ВЭД и количеством автоматически учитываются как приход на виртуальный склад. А потом вся реализация уже идет с "Виртуального склада". Просто выбираешь товар со склада и указываешь количество реализации и цену, остальное все формирует ИС ЭСФ. Кстати, и остатки товаров считаются автоматически.

"Виртуальный склад" мы в пилотном режиме запустили в прошлом году и постепенно расширяем возможности его применения.

Другой пример: есть некоторые нечистые на руку компаньоны, которые, выписав ЭСФ, потом, по истечении времени, без причин его отзывают, проще говоря, ликвидируют. Так вот для пресечения такого необоснованного отзыва по просьбе налогоплательщиков в ИС ЭСФ реализован модуль "отклонения отзыва, исправленного и дополнительного ЭСФ". Главное, это сделать в десять дней.

TN:

При функционировании любой системы всегда найдутся злоумышленники, которые попытаются ее обойти. Какие меры применяются, чтобы этого не допустить?

Айсулу Бурамбаева

Система призвана выявлять такие действия как можно раньше.

Например, раньше о том, что контрагент его значится в списках неблагонадежных КГД, публикуемых на сайте КГД, налогоплательщик порой узнавал постфактум. Сейчас онлайн-система делает предупреждение, блокируя документооборот с ним.

Махинации по представлению некорректной формы налоговой отчетности по НДС в самой системе производить невозможно. После сдачи отчетности КГД запускает в другой системе интеллектуальный контроль, и все нарушители получают уведомления о необходимости исправить ошибку.

Это выявляется сразу: кто реально просто ошибся, сдаст декларацию с исправлениями, а вот злоумышленники попадут в "зону внимания" госоргана.

TN:

Какой результат от использования ИС ЭСФ наблюдается на сегодняшний день?

Айсулу Бурамбаева

Число пользователей ИС ЭСФ растет с каждым днем. Среди них масса тех, кто доверяет системе и пользуется добровольно. Самих пользователей, которые выписывают счета-фактуры, на первое ноября текущего года было 379 тысяч. Из них юридических лиц – 227 тысяч, индивидуальных предпринимателей – 152 тысячи. Кроме того, за период с 1 июля 2014 года, то есть с самого начала, у нас оформлено 314 191 000 счетов-фактур, а ведь помимо ЭСФ, в системе оформляются еще различные акты и другие документы. Нельзя сказать, что люди пользуются системой принудительно, ведь они и сами видят ее положительные стороны.

TN:

Каких изменений в работе информационной системы ЭСФ ожидать в ближайшее время?

Айсулу Бурамбаева

Учитывая поступающие пожелания пользователей системы, планы у нас большие. Например, как я говорила ранее, мы внедрили модуль "Виртуальный склад", а в следующем году планируем ввести его мобильную версию. Таким образом отпуск и получение товара станут быстрее.

Также на следующий год мы вводим новый документ – СНТ (сопроводительная накладная на товар), который заменит в будущем много документов: сопроводительную накладную на алкогольную продукцию и виноматериалы, сопроводительную накладную на нефтепродукты, сопроводительную накладную на табачные изделия, товаротранспортную накладную, накладную на отпуск товар на сторону.

Также собираемся вводить новый модуль "Блокчейн", который предложит пользователям ИС ЭСФ уже готовую, предварительно заполненную декларацию по НДС. Если пользователь согласится с внесенными в нее данными, то ему останется лишь поставить свою подпись и таким образом исполнить налоговое обязательство. Причем информация в нем будет детализирована вплоть до каждой строки декларации. В таком случае обращаться за помощью к бухгалтерам пользователям информационной системы ЭСФ понадобится только в том случае, если они захотят перепроверить подсчеты системы.

Мы бизнесу не мешаем, а помогаем, чтобы плательщики НДС не тратили свое время и средства. Учитывая современные цифровые возможности, считаем необходимым обеспечить их достойными условиями для работы. Наша задача - помогать бизнесу в исполнении налогового обязательства.